La numérisation fait aujourd’hui partie des grandes missions des bibliothèques patrimoniales.
Avec la création de sa bibliothèque numérique La Sirène, la bibliothèque de Versailles continue un travail commencé depuis plusieurs années pour diffuser ses collections plus facilement et largement, tout en œuvrant à leur bonne conservation.
Autre enjeu, parfois moins connu, la numérisation permet de mieux signaler certains ouvrages : à chaque mise en ligne, nous reprenons la description du document au catalogue pour l’améliorer et noter les spécificités d’exemplaires, qui font parfois toute leur rareté et leur valeur. Le but est de permettre à chacun, chercheur comme simple curieux, de retrouver plus facilement l’ouvrage qui peut l’intéresser et de le feuilleter comme s’il l’avait sous les yeux. Cela favorise également le travail et les échanges avec d’autres institutions et professionnels du monde du livre.
Aujourd’hui nous vous proposons de mieux comprendre notre travail en suivant pas à pas les tâches qui aboutissent à la création et à l’alimentation de votre bibliothèque numérique patrimoniale.
Découvrez les étapes qui ont précédé la mise en ligne du fonds Goujet, fonds méconnu mais exceptionnel, composé de rares éditions de littérature française.
On retrousse nos manches : le travail préparatoire
Choix des ouvrages à numériser
Ce choix est parfois difficile pour une bibliothèque riche d’environ 150000 ouvrages patrimoniaux et d’une multitude d’autres trésors de toutes sortes... que nous avons tous envie de faire découvrir ! Sans compter les coups de cœur de chacun pour un fonds ou un thème particulier...
Il faut pourtant réussir à entendre raison et trouver des critères objectifs pour choisir les documents à numériser et identifier des priorités : quel fonds a déjà été numérisé partiellement, quels sont les ouvrages qui font l’objet de plus de demandes, quels sont les thèmes qui vont faire “l’actualité” et sont donc susceptibles d’intéresser, quels sont les documents particulièrement rares ou même uniques ?
Les ouvrages sélectionnés font souvent partie d’un ensemble cohérent : même fonds, même époque ou même thématique. Ces choix sont aussi liés au projet d’établissement et aux spécificités de ses collections.
Le fonds Goujet contient des exemplaires parfois rarissimes. En cela il est l’un des plus précieux conservé par la Bibliothèque municipale de Versailles. Cependant il demeure plutôt méconnu. La numérisation est donc un bon moyen de le rendre plus accessible et de mieux le signaler. Certaines portions du fonds ayant déjà été numérisées, il a donc été décidé de poursuivre ce travail en 2021-2022.
Chariot d'ouvrages du fonds Goujet à vérifier au moment de la sélection. © Bibliothèque municipale de Versailles
Qui, quoi, comment ?
On nous demande souvent si c’est nous qui nous chargeons des numérisations de nos ouvrages. C’est vrai que nous avons la chance de pouvoir le faire ponctuellement sur place, grâce à un matériel adapté. Cela permet de répondre à des besoins particuliers et aux demandes de reproduction pour de futures éditions commerciales notamment.
Cependant, lorsqu’il s’agit, comme pour le fonds Goujet, d’une véritable “campagne” de numérisation qui inclut un grand nombre de documents, nous faisons appel à un prestataire extérieur. Celui-ci doit évidemment être en mesure de respecter toutes les conditions imposées par les spécificités de ces ouvrages des XVIe, XVIIe et XVIIIe siècles : formats, matériaux, fragilités, défauts d’impression... Le prestataire auquel nous confions nos documents est donc choisi avec attention.
Dans d’autres cas, ce sont parfois les particularités de certains exemplaires qui ne nous permettent pas d’utiliser notre scanner (dépliants dans l’ouvrage, très grands formats...) et qui nous obligent à faire appel à des partenaires extérieurs.
Le scanner à la bibliothèque Centrale. © Bibliothèque municipale de Versailles
Repérage et récolement
Une fois défini l’ensemble à numériser, il faut encore affiner la sélection pour respecter les contraintes techniques et budgétaires. Pour le fonds Goujet, il a ainsi été décidé que chaque campagne verrait partir les ouvrages d’un même siècle et de formats similaires.
L’état du livre est aussi un critère prioritaire pour décider s’il peut partir ou non en numérisation : fragilité de la reliure et des pages, degré maximum d’ouverture de l'exemplaire... Chaque ouvrage est scruté afin de s’assurer qu'il n’aura pas à souffrir des manipulations à venir. Dans certains cas, une restauration devra être envisagée avant toute numérisation. Pour chaque titre, nous vérifions aussi que l’exemplaire n’a pas déjà été mis en ligne par d’autres institutions. Si c’est le cas, y a-t-il des particularités qui différencieraient l’exemplaire de la bibliothèque de Versailles de celui déjà en ligne ? Sont-elles significatives ?... Un travail de recherche nécessaire, qui permet d’éviter des “doublons” de numérisation, mais aussi pour nous, d’apprécier chaque exemplaire à sa juste valeur.
Le budget alloué à une campagne impose un nombre de vues maximum faites par le prestataire. Afin de respecter au mieux cette contrainte, la pagination de chaque ouvrage est vérifiée pour s’assurer du nombre de vues exact à faire pour chaque titre. Étape qui s'est révélée fastidieuse dans le cas du fonds Goujet : lorsqu’il s’agit d’ouvrages du XVIe siècle, les erreurs de pagination ne sont pas rares et il est même courant que les ouvrages ne soient même pas paginés à l’impression... Ce qui implique de reprendre le livre page par page... et c’est parfois à en perdre son latin !
Ce travail de récolement est néanmoins important puisqu’il permet d’identifier plus précisément les éventuels points de vigilance qui seront communiqués au prestataire et qui nous seront aussi utiles lors de la première vérification des clichés : erreurs dans la pagination imprimée, points de fragilités du document, particularités... Ces éléments permettent aussi de dresser les constats d’états, documents administratifs attestant de l’état de chaque document lors de son départ, photos à l’appui.
Un exemple d'un tableau de récolement : ici l'ouvrage n'est pas paginé ("NP") on a donc relevé la signature des feuillets ("Aii" etc) pour se repérer dans l'ouvrage. © Bibliothèque municipale de Versailles
Lors de cette dernière campagne ce sont donc 107 ouvrages du fonds Goujet qui ont été sélectionnés, observés sous toutes les coutures et repris page à page avant de faire partie des grands gagnants de cette année !
Retrouvez bientôt la suite de leurs aventures dans le prochain épisode...